Im Fernverkehr wird über Geld selten in einer Zahl gesprochen. Es gibt den Stundenlohn, es gibt die Spesen, oft ein Übernachtungsgeld, manchmal eine Auslöse aus dem Tarifvertrag, und am Monatsende steht eine Summe auf dem Konto, die aus sehr unterschiedlichen Bestandteilen zusammengesetzt ist. Dieser Text erklärt, welcher dieser Bestandteile Arbeitsentgelt ist und welcher nicht, warum dieser Unterschied über Jahrzehnte wirkt und welche Pflichten der Arbeitgeber bei der Übernachtung hat. Er ist für Berufskraftfahrer im Fern- und Nahverkehr geschrieben und für alle, die ein Angebot mit Spesenanteil bewerten wollen.
Der wichtigste Satz zuerst
Spesen sind Aufwandsersatz und kein Arbeitsentgelt. Sie ersetzen Ausgaben, die dadurch entstehen, dass jemand nicht zu Hause essen und schlafen kann. Bei entsprechender Gestaltung sind sie steuerfrei und beitragsfrei – und genau deshalb zählen sie nicht als Einkommen, wenn es darauf ankommt.
Das heißt konkret: Spesen erhöhen nicht die Rentenanwartschaft. Sie gehen nicht in die Berechnung des Krankengeldes ein, wenn eine Erkrankung über die Entgeltfortzahlung hinaus dauert. Sie zählen nicht für das Arbeitslosengeld, wenn der Betrieb schließt. Sie zählen nicht für das Elterngeld. Und sie sind in aller Regel auch für die Berechnung des Urlaubsentgelts ohne Bedeutung, weil im Urlaub keine Abwesenheit entsteht, die zu ersetzen wäre.
Ein Angebot mit niedrigem Grundlohn und hohen Spesen sieht am Monatsende gut aus. Es ist über ein Arbeitsleben gerechnet die teurere Variante, und es wird ausgerechnet in den Situationen teuer, in denen man das Geld am nötigsten braucht: bei langer Krankheit, bei Arbeitslosigkeit, in der Elternzeit und am Ende im Rentenbescheid. Wer zwei Angebote vergleicht, vergleicht deshalb zuerst die Grundlöhne und erst danach die Nebenbestandteile. Wie man das Gespräch darüber führt, steht in Gehalt verhandeln.
Woher die Verpflegungspauschalen kommen
Für die Verpflegung bei beruflicher Auswärtstätigkeit sieht das Steuerrecht Pauschalen vor. Im Inland sind sie nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gestaffelt; für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Touren gilt eine eigene Regelung. Für Auslandstouren gibt es je Land eigene Sätze.
Entscheidend ist die Herkunft dieser Zahlen: Die Sätze werden vom Bundesministerium der Finanzen bekannt gegeben und regelmäßig angepasst. Betrieb und Fahrer rechnen also mit denselben amtlichen Werten, und niemand muss sie aushandeln. Aus demselben Grund hat es wenig Sinn, sich eine Zahl einmal zu merken – maßgeblich ist immer die Fassung für das jeweilige Kalenderjahr, und die Auslandssätze ändern sich ohnehin je Ziel.
Die Logik dahinter ist einfach. Der Arbeitgeber darf bis zur Höhe dieser Pauschalen steuer- und beitragsfrei auszahlen. Zahlt er weniger oder gar nichts, geht der Anspruch nicht verloren: Die Differenz zwischen dem, was der Betrieb gezahlt hat, und dem amtlichen Satz lässt sich in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Wer Fernverkehr fährt und keine Spesen bekommt, sollte deshalb seine Touren dokumentieren – mit Datum, Abfahrts- und Rückkehrzeit und Zielland. Die Aufzeichnungen des Fahrtenschreibers helfen dabei, ersetzen aber die eigene Aufstellung nicht.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als den amtlichen Satz, ist der übersteigende Teil kein steuerfreier Aufwandsersatz mehr, sondern wird wie Lohn behandelt. Das ist kein Nachteil, sondern nur eine andere Einordnung – und in diesem Fall zählt der übersteigende Teil dann auch wieder für die Sozialversicherung.
Übernachtung: Pauschale, Kabine und eine harte Grenze
Für Fahrer, die in der Schlafkabine des Fahrzeugs übernachten, gibt es eine gesonderte Übernachtungspauschale, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann und die andernfalls ebenfalls über die Steuererklärung geltend gemacht werden kann. Sie deckt die Aufwendungen ab, die mit dem Übernachten im Fahrzeug typischerweise verbunden sind – Duschen, Sanitäranlagen, Reinigung der Kabinenausstattung.
Damit ist aber nicht gesagt, dass in der Kabine beliebig übernachtet werden darf. Hier greift eine europäische Vorschrift, die in der Praxis häufig unterschätzt wird.
Artikel 8 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 bestimmt, dass die regelmäßigen wöchentlichen Ruhezeiten und jede wöchentliche Ruhezeit von mehr als 45 Stunden, die als Ausgleich für eine vorherige verkürzte wöchentliche Ruhezeit eingelegt wird, nicht im Fahrzeug verbracht werden dürfen. Sie sind in einer geeigneten geschlechtergerechten Unterkunft mit angemessenen Schlafgelegenheiten und sanitären Einrichtungen zu verbringen. Und weiter: Alle Kosten für die Unterbringung außerhalb des Fahrzeugs trägt der Arbeitgeber.
Das ist kein Entgegenkommen und keine Verhandlungsmasse, sondern eine Pflicht. Wer sie kennt, führt das Gespräch über das Hotel am Wochenende anders. Die reduzierte wöchentliche Ruhezeit und die tägliche Ruhezeit dürfen dagegen in der Kabine verbracht werden, sofern das Fahrzeug über geeignete Schlafmöglichkeiten verfügt und steht. Welche Ruhezeit wann fällig ist und wie Verkürzungen ausgeglichen werden, steht in Lenk- und Ruhezeiten.
Ergänzend regelt Artikel 8 Absatz 8a, dass das Verkehrsunternehmen die Arbeit des Fahrers so zu organisieren hat, dass dieser innerhalb jedes Zeitraums von vier aufeinanderfolgenden Wochen zur Betriebsstätte des Unternehmens oder zu seinem Wohnsitz zurückkehren kann, um dort eine regelmäßige wöchentliche Ruhezeit zu verbringen. Das Unternehmen muss dokumentieren, wie es diese Verpflichtung erfüllt. Wer seit Monaten nicht zu Hause war, kann sich also auf eine geschriebene Regel berufen und nicht nur auf ein Bedürfnis.
Auslöse ist nicht dasselbe wie Spesen
Im Sprachgebrauch der Branche werden beide Wörter oft gleichgesetzt, rechtlich sind sie es nicht. Die steuerlichen Pauschalen sind Aufwandsersatz. Eine Auslöse aus einem Tarifvertrag oder aus einer Betriebsvereinbarung kann darüber hinausgehen und einen Entgeltbestandteil enthalten, der die Erschwernis der Abwesenheit ausgleichen soll. Ob und in welchem Umfang das der Fall ist, steht im jeweiligen Tarifwerk – und das ist wieder ein Grund, sich anzusehen, welcher Tarifvertrag im Betrieb gilt und ob er über die Bezugnahmeklausel überhaupt auf den eigenen Vertrag wirkt, siehe Tarifverträge in der Logistik.
Wie Sie ein Angebot mit Spesenanteil prüfen
Vier Fragen genügen, und alle vier lassen sich im Vorstellungsgespräch stellen, ohne kleinlich zu wirken.
Erstens: Wie hoch ist der Grundlohn je Stunde, ohne jede Zulage und ohne Spesen. Zweitens: Wie viele Stunden werden vertraglich vereinbart, und wie werden Stunden darüber hinaus behandelt – Auszahlung, Zeitkonto oder Pauschalabgeltung. Drittens: Welche Spesenbestandteile sind gemeint, und werden sie in Höhe der amtlichen Sätze gezahlt oder darunter. Viertens: Wer bezahlt die Unterkunft für die wöchentliche Ruhezeit, wenn die Tour über das Wochenende läuft.
Die erste Zahl ist die einzige, die für Rente, Krankengeld und Arbeitslosengeld zählt, und sie ist auch die Grundlage, auf der die steuerfreien Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit berechnet werden – dazu Nachtarbeit und Schichtzuschläge. Ein niedriger Grundlohn drückt also gleich mehrere Beträge nach unten, nicht nur einen.
Ebenfalls zum Vergleich gehört, was der Betrieb an Qualifikationen bezahlt und in welchen Abständen. Die Weiterbildung nach dem Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz kommt in festen Abständen wieder und kostet Zeit und Geld; wer sie im Angebot geregelt findet, hat einen Vorteil, der sich in keiner Spesentabelle zeigt. Was dabei vorgeschrieben ist, steht in Berufskraftfahrerqualifikation.
Standzeit ist Arbeitszeit, keine Spesenfrage
Ein letzter Punkt, der regelmäßig in denselben Topf geworfen wird. Warten an der Rampe, Standzeit beim Verlader, Be- und Entladezeiten, Zollabfertigung und angeordnete Bereitschaft sind keine Spesenfrage. Das ist Arbeitszeit oder Arbeitsbereitschaft, und beides ist zu erfassen und zu vergüten. Wer diese Zeiten mit einer Spesenzahlung abgegolten sieht, verwechselt Aufwandsersatz mit Lohn – mit allen Folgen für Rente und Lohnersatzleistungen, die oben beschrieben sind.
Die Aufzeichnungen dazu führt der Arbeitgeber, aber es lohnt sich, parallel selbst mitzuschreiben: Ankunft am Tor, Beginn der Verladung, Abfahrt. Wer das über einige Wochen tut, hat eine belastbare Grundlage für ein Gespräch über Planung und Bezahlung. Und wer feststellt, dass der Grundlohn im eigenen Angebot vor allem deshalb niedrig ist, weil die Spesen hoch sind, hat einen guten Anlass, sich die offenen Stellenangebote im Fahrbetrieb einmal mit dieser Brille anzusehen.
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